Кейс: оптимизация на стройке. Как мы внедрили систему сканирования отпечатков пальцев
Рабочий процесс для нас — это зачастую увлекательные истории, которыми мы теперь хотим делиться и с вами. Этой статьей мы начинаем рубрику «Кейсы Lexintel», посвященную интересным задачам, с которыми сталкивалась наша команда, и их изобретательным, порой неочевидным решениям.
В сегодняшнем примере мы хотим показать, как оптимизировали кадровую систему в строительной компании, используя современные технологии сканирования отпечатков пальцев.
Рассказывает генеральный директор Lexintel — Игорь Погоний.
Проблематика
Мы часто работаем со строительными компаниями, предоставляя им персонал. В основном, это различные вариации аутстаффинга, иногда непосредственно предоставление персонала или договоры подряда. Наиболее частая проблема, которая сопровождает клиентов в таких случаях, это трудности в отслеживании работников на объектах, ведении учета и составлении табелей рабочего времени. Более того, на стройку персонал обычно нанимают массово, что приводит к суматохе в офисе клиента при оформлении, занимает много времени и сил офисных сотрудников, увеличивает вероятность ошибок.
Наша задача, как и всегда, состоит в оптимизации процессов, связанных с кадрами. Поэтому мы не просто предоставляем персонал, а дальше «разбирайтесь сами», но несем ответственность и за все сопутствующие вопросы. То есть за прием людей, за их оформление, за табелирование, за трудовую дисциплину и так далее.
Если раньше мы вручную отслеживали все данные в базах 1С, то со временем масштабы на порядок увеличились, и продолжать работать по старинке уже не представлялось возможным. На одном объекте клиента может находиться до 100 человек и более, а таких объектов зачастую несколько одновременно. Нужно было решение, которое все автоматизирует.
Постановка задач
Настроить программное обеспечение таким образом, чтобы информация обрабатывалась автоматически, не составляло особого труда. Но проблема оказалась гораздо глубже.
У нас было два процесса, которые создавали основные трудности: прием работников на оформление и составление табелей рабочего времени.
- Оформление на работу — процесс не быстрый, будущим сотрудникам приходилось проводить много времени в офисе компании-клиента, что непременно тянуло за собой хаос и суматоху, мешало трудовой деятельности компании, отвлекало других сотрудников. Оформить пару десятков работников на стройку за один день становилось испытанием для всех.
- Что касается составления табелей, то здесь мы также упирались в человеческий фактор: вести учет фактического рабочего времени невозможно, если работник не отмечает должным образом свои входы и выходы с объекта, не сообщает руководству о перемещениях между объектами. Мы не получали реальных данных, а потому не могли качественно вести учет. Более того, здесь остро вставали и вопросы охраны труда.
В итоге мы обозначили задачи следующим образом:
- Перенести оформление новых сотрудников к нам в офис и сократить время, сделав процесс максимально простым;
- Ввести систему отслеживания перемещения работников на объектах;
- Автоматизировать передачу данных о сотрудниках и их перемещениях в наши базы 1С.
Решение
Современные технологии позволяют нам идти в ногу со временем и оставаться первопроходцами рынка. Данный случай — не исключение. Решение было найдено в использовании системы сканирования отпечатков пальцев, которая работает в связке с нашими базами 1С.
При этом клиентам не нужно было использовать сложное оборудование или программное обеспечение. Специальный сканер мы установили прямо в нашем офисе, что сделало процесс оформления сотрудников максимально простым, а главное — быстрым. Ровно 1 минута требуется для снятия отпечатка пальца у нового работника. Данные заносятся в базу, а вся остальная информация обрабатывается нашими специалистами. Это позволяет снять груз ответственности за оформление с плеч клиента.
Первая задача была решена: оформление работников теперь происходит в нашем офисе силами специалистов. Данные заносятся быстро и автоматизированно с помощью системы снятия отпечатков пальцев.
На объектах клиента также устанавливаются сканеры. Оборудование это очень простое, его не нужно бояться. Считыватели ставятся на пропускных пунктах, а также везде, где работники могут выйти с территории, например, на перекур или на обед. Все это сопрягается с одной из наших баз 1С, а по итогу мы получаем подробную отчетность о перемещениях каждого работника.
Здесь важно указать, что применение вышеописанной системы не нарушает ФЗ №152 «О защите персональных данных». Мы не собираем биометрические данные, все отпечатки хранятся в базах исключительно в виде математических моделей, по которым восстановить исходные изображения отпечатков невозможно. Предприятиям, использующим такое оборудование в рамках задач контроля доступа и учета рабочего времени, нужно иметь лишь регламент по работе с системой и соглашение с персоналом об использовании персональных данных.
Таким образом, сканирование отпечатков пальцев позволяет полностью автоматически составлять табель рабочего времени с точностью до минут. Мы можем в режиме реального времени отслеживать перемещения сотрудников: когда вошел на объект, когда покинул объект, сколько провел времени за перекуром или на обеде. Кстати, помимо дисциплины, это еще и вопрос безопасности! Так, мы имеем возможность сразу видеть, если сотрудник находится не на своем объекте или долго отсутствует.
Выгрузка данных работает по нажатию кнопки. Это очень удобно как для наших сотрудников, занимающихся учетом, так, конечно же, и для наших клиентов, которые оперативно получают точные данные.
Вторая и третья задачи решены: отслеживание перемещений сотрудников работает идеально, так как для входа/выхода необходимо всегда прикладывать палец к сканеру. Информация тут же автоматически отправляется в базу данных.
Выводы
Применение сканеров отпечатков пальцев оказалось гениальным и простым решением. Отслеживание перемещений сотрудников на объектах, составление табелей, учет рабочего времени, расчет заработной платы и налоговых отчислений как следствие, а также другие кадровые задачи — все это автоматизировалось комплексно за счет внедрения простого оборудования и сопряжения его с 1С.
На данный момент мы отладили систему таким образом, что она легко встает у любого клиента с аналогичными задачами, запросто конфигурируясь под различные сферы деятельности. Более того, система может применяться и в других ситуациях, например, в охране труда. Наиболее эффективно система сканирования отпечатков пальцев показывает себя там, где заработная плата зависит от количества фактически отработанного времени, то есть при повременной оплате труда сотрудников.
С радостью будем рассказывать вам и о других интересных кейсах, следите за обновлениями!
Чтобы не пропустить новые статьи, можно подписаться на рассылку. Никакого спама, только актуальные новости.